Les démarches administratives pour lancer un e-commerce en Belgique

Vous êtes en Belgique et vous avez envie d’entreprendre dans la vente en ligne en devenant un(e) e-commerçant(e) ? Vous êtes établi(e) dans un autre pays et vous souhaitez créer votre entreprise d’e-commerce en Belgique ?

Dans ces deux situations, il est nécessaire de vous renseigner concernant les démarches administratives à réaliser pour concrétiser votre projet.

Dans cet article, vous trouverez des réponses aux questions suivantes :

• Quelles sont les conditions administratives pour devenir e-commerçant(e) en Belgique ?
• Quelles formalités administratives dois-je réaliser avant de lancer mon activité d’e-commerce en Belgique ?
• À quoi d’autre dois-je faire attention avant de me lancer en E-commerce ?

Les conditions administratives pour devenir e-commerçant(e) en Belgique

En Belgique, si vous souhaitez diriger votre propre site d’e-commerce, il est nécessaire que vous obteniez le statut d’indépendant. Exactement comme pour toute autre activité commerciale exercée pour compte propre.

Pour être indépendant en Belgique, 4 grandes conditions doivent être respectées :

1. Satisfaire aux conditions légales pour être travailleur indépendant
   • Être âgé d’au minimum 18 ans
   • Jouir de vos droits civils et politiques
   • Ne pas avoir été déclaré légalement « incapable », ne pas avoir été interdit d’exercice ou soumis à un contrôle judiciaire
2. Être en mesure d’exercer une activité d’indépendant
   • Le statut habituel est « indépendant principal »
   • Toutefois en Belgique, il est possible, en parallèle d’une activité salariée, d’être « indépendant à titre complémentaire ». Ce statut peut être obtenu à condition que l’activité salariée soit d’au moins un mi-temps (minimum 19h / semaine; pour un enseignant 60% d’un horaire complet). Il faut également que l’activité complémentaire soit dans un autre domaine (en principe enregistrée sous un code NACE significativement différent) et que celle-ci ne puisse être jugée incompatible avec l’activité principale (généralement l’accord de l’Employeur est requis; le Règlement de travail précise généralement les conditions et modalités)
   • Des régimes particuliers / dérogatoires, généralement temporaires, peuvent être sollicités pour certains statuts sociaux (ex: demandeurs d’emploi)
3. Respecter des conditions liées à la nationalité
   • Si vous n’avez pas la nationalité de l’un des États membres de l’Espace Économique Européen ou de la Suisse, vous devrez (sauf cas de dispense) prouver être en possession d’une carte professionnelle qui autorise l’exercice d’une activité indépendante en Belgique (l’octroi des cartes professionnelles est de la compétence des Régions)
4. Disposer des capacités entrepreneuriales requises en Belgique
   • Il s’agit des connaissances de gestion de base et les compétences professionnelles pour un nombre d’activités (voir les conditions pour la Région wallonne et pour la Région de Bruxelles-Capitale)
   • Des conditions ou autorisations supplémentaires peuvent être demandées pour exercer certaines activités professionnelles, liées par exemple à l’hygiène alimentaire ou à l’exercice de professions libérales ou intellectuelles

Les formalités administratives avant de lancer son activité d’e-commerce en Belgique

En plus des conditions administratives pour devenir e-commerçant(e) en Belgique, il existe plusieurs formalités administratives qui doivent être réalisées, dont certainement obligatoirement, avant de lancer votre activité de vente en ligne en Belgique.

Au total, nous pouvons dénombrer 7 grandes formalités administratives :

1. Rédiger les statuts, le plan financier et le registre des actionnaires
2. S’inscrire à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE)
3. S’affilier à une caisse d’assurance sociale
4. Activer un numéro de TVA et ouvrir un compte bancaire
5. S’identifier auprès de l’Office national de sécurité sociale
6. Respecter les réglementations spécifiques à l’E-commerce
7. Souscrire à une (ou plusieurs) assurance(s)

1. Rédiger les statuts, le plan financier et le registre des actionnaires

Si vous voulez exercer sous forme de personne morale (généralement recommandé pour protéger votre patrimoine privé et optimiser la taxation des bénéfices), vous devez d’abord rédiger les statuts de votre personne morale.

Pour la SRL, la forme juridique la plus courante pour un e-commerçant pure-player en Belgique, le recours à un notaire est légalement requis et il est nécessaire de déposer un plan financier d’au moins 2 ans pour justifier le montant des capitaux propres. Attention, en cas de faillite pendant les 3 premières années, si le plan est reconnu comme n’étant manifestement pas adéquat, la responsabilité limitée est susceptible d’être levée, avec pour conséquence que les créanciers puissent saisir les biens propres de l’e-commerçant.

Le budget pour constituer une SRL est de l’ordre de 1500 à 2800€. Celui couvre essentiellement les honoraires notariés (entre 750 et 1000€ HTVA) et les éventuels frais d’un conseiller financier pour mettre en place votre plan financier (de 500 à 1500€ HTVA) , ainsi que la taxe « droits d’écriture » (= 95€) et les frais de publication des statuts au Moniteur Belge (= 190,10€ en 2023, payable sur e-greffe);

Par la suite, vous devrez détenir un « Registre d’actionnaire » tenant à jour la liste des actionnaires et leurs participations respectives.

2. S’inscrire à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE)

Vous devez vous inscrire dans la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) en tant qu’entreprise (personne physique / personne morale).

Cette démarche doit obligatoirement s’effectuer via un des 8 guichets d’entreprises agréés (= 85,91€ HTVA en 2023)

Une attention particulière doit être portée aux codes NACE déclarés lors de l’enregistrement. Entre autres, le code NACE 4791 doit obligatoirement y figurer pour exercer une activité e-commerce B2C de vente de produits.

3. S’affilier à une caisse d’assurance sociale

Si vous avez choisi d’exercer en tant qu’indépendant, vous devez vous affilier à une caisse d’assurance sociale comme indépendant à titre principal / à titre secondaire.

Si vous avez choisir d’exercer en tant que personne morale, vous devez vous y affilier comme dirigeant d’entreprise.

Les cotisations à la caisse d’assurance sociale s’élèvent à 20,5% des revenus bruts. Ceux-ci sont à payer à la fin de chaque trimestre. Il y a toutefois un minimum d’environ 800 € / trimestre (en début d’activité principale ainsi qu’en activité complémentaire, il est possible d’obtenir une cotisation minimale moindre;  les cotisations définitives peuvent même être nulles si le revenu annuel de l’activité complémentaire est inférieur à 1553 €).

4. Activer un numéro de TVA et ouvrir un compte bancaire

Il est nécessaire d’identifier votre entreprise auprès du SPF Finances et d’activer un numéro de TVA à partir de votre numéro d’entreprise. Cette formalité est gratuite si vous vous adressez en direct auprès de l’Administration générale de la Fiscalité grâce au formulaire TVA 604A en ligne (environ 70€ HTVA).

Par la suite, des déclarations trimestrielles devront être introduites, de même qu’un listing client annuel. Des règles particulières s’appliquent pour les opérations intracommunautaires en e-commerce. Pour effectuer ces déclarations, de même que pour respecter l’ensemble des règles de comptabilité, le recours à un comptable sera souvent nécessaire.

Vous devrez également ouvrir un compte bancaire réservé exclusivement à cette activité professionnelle.

5. S’identifier auprès de l’Office national de sécurité sociale

Si vous comptez engager, vous devrez satisfaire à plusieurs formalités :

1. Vous identifier comme employeur auprès de l’Office national de sécurité sociale
2. Rédiger un Règlement de travail
3. Faire appel à un service externe de prévention et protection du travail
4. Souscrire à une assurance « accidents du travail »

De plus, lors de chaque engagement / rupture de contrat, vous devrez établir une déclaration électronique Dimona auprès de cet organisme.

6. Respecter les réglementations spécifiques à l’E-commerce

Avant de mettre en ligne votre webshop, assurez-vous que celui-ci respecte bien les règles relatives à la vente en ligne :

• Toutes les mentions légales requises y sont-elles bien publiées ?
• Des éléments tels que des explications ainsi qu’un lien vers la plateforme de la Commission Européenne relatives aux règlements extrajudiciaires des litiges sont-ils présents ?
• Les obligations d’informations pré-contractuelles, en particulier sur les modalités du droit de rétraction, sont-elles bien respectées ?
• Le bouton permettant de passer commande contient-il bien la formule « commande avec obligation de paiement » (ou une autre formule équivalente explicite) ?
• La garantie légale de conformité est-elle bien rappelée lors du processus de commande et dans l’accusé de réception ?
• La récolte des données personnelles (newsletters, retargeting, panier d’achat…) est-elle effectuée dans le respect du RGPD ?

Chaque année le SPF Economie procède à environ 5000 contrôles de sites web professionnels. Près de 65% (pour être précis, 3156 en 2019) ont fait l’objet de l’envoi d’un avertissement pour irrégularité.

7. Souscrire à une (ou plusieurs) assurance(s)

Enfin, il est recommandé de souscrire à une assurance « Responsabilité Professionnelle » ainsi qu’à d’éventuelles assurances liées à votre activité (ex: assurance pour couvrir le stock contre des risques d’incendie, d’inondation, de vol…)

Besoin d’aide pour respecter les réglementations spécifiques à l’E-commerce ?

L’équipe d’experts en E-commerce du cabinet-conseil Retis peut effectuer un check-up complet de votre webshop avant sa mise en ligne.

Objectif : Émettre des recommandations concrètes vous permettant de respecter les réglementations en vigueur en Belgique (et en Europe) en matière d’E-commerce.

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Les formules alternatives pour se lancer en E-commerce en Belgique

Certains e-commerçants exercent par l’intermédiaire de couveuses d’entreprises ou d’ASBL proposant un statut éphémère de salariés à leur affiliés, sensés être des « intermittents ».

Dans ce cas, l’activité économique s’effectue sous la responsabilité de cette structure. Celle-ci est d’ailleurs censée établir la comptabilité du webshop.

Cependant, ce type de montage n’est vraiment pas recommandé pour une activité e-commerce étant donné que, par nature, les opérations ne s’effectuent pas en fonction de périodes horaires de prestation (… à moins de refuser les commandes en dehors de ces périodes).

Par ailleurs, ce montage est susceptible d’être contesté sur le plan fiscal et de la concurrence économique lorsqu’il est utilisé au delà de la phase de préparation du projet.

À quoi d’autre faut-il penser avant de se lancer en E-commerce ?

Satisfaire aux différentes conditions et démarches pour se lancer dans la vente en ligne en Belgique est évidemment incontournable.

Toutefois, on observe sur le terrain, en Belgique francophone, un taux d’échec de projet d’e-commerce qui dépasse les 50% après 4 ans d’activité. Malheureusement, un e-commerçant sur 8 abandonne chaque année.

Parmi les facteurs d’échec et d’abandon en e-commerce, une large majorité des entrepreneurs déclarent s’être rendu compte, trop tard, qu’ils avaient mis la charrue avant les bœufs.

Concrètement, cela signifie que la création du webshop ainsi que sa mise en ligne se sont faites trop vite. Les réflexions concernant les besoins de l’activité de vente en ligne et ses évolutions inévitables (développement à l’international…) n’ont pas été suffisamment considérées en amont.

Les e-commerçants dans cette situation se retrouvent alors rapidement bloqués pour diverses raisons :

• Webshop inadéquat, aux fonctionnalités manquantes et qui ne peuvent pas toujours être rajoutées ou alors à un coût considérable
• Mauvaise stratégie de positionnement commercial en ligne, sans avoir de possibilité d’en changer faute d’un manque d’analyse en amont ou simplement de s’être aperçu trop tard qu’ils avaient fait fausse route
• …

Retis vous aide à partir du bon pied dans l’E-commerce

Grâce à son expertise et son expérience d’accompagnement de plus d’une centaine de projets de vente en ligne, le cabinet-conseil Retis peut être d’une aide précieuse pour que votre futur activité e-commerce parte du bon pied.

Des « entretiens d’éclaircissement » ainsi qu’un accompagnement « à 4 mains » peuvent être sollicités. Dans le cas d’une mission complète de conseil, le coût de celle-ci peut être réduit grâce au subside « Chèque Maturité Numérique » en Wallonie et « Prime Web » à Bruxelles.

Les experts en E-commerce de Retis peuvent vous conseiller au niveau de la stratégie globale de votre future activité de vente en ligne, mais aussi au niveau de la tactique en Marketing Digital afin d’attirer des visiteurs, de l’optimisation du SEO et du tunnel de conversion pour éviter les abandons de panier, des moyens de paiement en ligne et de livraison, et du respect des réglementations.

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